Информационно-удостоверяющий лист связывают с определённым электронным документом. Папка с моделями и документами сама по себе не определяет необходимость ИУЛ: сначала устанавливают процедуру передачи и способ подписания каждого документа.
Условие из приказа № 783/пр
Пункт 7 приказа Минстроя России от 12.05.2017 № 783/пр предусматривает бумажный ИУЛ на отдельные документы проектной документации, когда невозможно обеспечить электронной подписью участников разработки, нормоконтроля и согласования. В листе указывают наименование электронного документа, фамилии и подписи лиц без электронной подписи, дату и время последнего изменения документа.
Лист сканируют по пункту 6; полученный электронный документ подписывает электронной подписью лицо, уполномоченное представлять документы для оказания услуги. Приказ относится к указанной в нём процедуре государственной экспертизы; переносить этот порядок на любую договорную передачу модели автоматически нельзя.
Как организовать подготовку
Ниже — рабочая последовательность для команды, применяющей этот порядок. Она помогает связать подписи с нужной редакцией и не является дополнительной нормативной формой.
- Зафиксируйте окончательный электронный документ. Уточните его наименование, обозначение и фактическую редакцию.
- Определите участников разработки, нормоконтроля и согласования, которым невозможно обеспечить электронную подпись. Полномочия представителя, подписывающего результат сканирования, проверяют отдельно.
- Подготовьте бумажный лист со сведениями, перечисленными в пункте 7. Дату и время изменения берут у выпускающего документ, а не назначают равными дате сканирования.
- Получите подписи и сформируйте электронный образ. Проверьте читаемость всех строк и соответствие подписанного листа исходному документу.
- Подпишите результат сканирования в установленном порядке и разместите документ с удостоверяющими материалами так, как требует принимающая система.
Контрольная карточка связи
Это пример внутреннего реестра, который не подменяет ИУЛ. Имена файлов условные; обозначение и редакцию нужно взять из фактического документа.
| Поле | Пример записи |
|---|---|
| Удостоверяемый документ | Документ раздела КР корпуса А; точное наименование из выпущенного комплекта |
| Файл и редакция | A_KR_R04.pdf; R04 |
| Дата и время изменения | Фактические дата и время, согласованные с выпускающим |
| Бумажный лист | Ссылка на место хранения оригинала и запись о полученных подписях |
| Электронный образ | A_KR_R04_IUL.pdf |
| Представитель | Фамилия и основание полномочий; результат проверки подписи |
Внутренний реестр может дополнительно содержать контрольную сумму для сверки неизменности файла, но её нельзя выдавать за замену подписи. Имя A_KR_R04_IUL.pdf в примере также не является установленным приказом именем файла.
Если документ изменён после подписания
Сначала выясните, относится ли уже оформленный лист к новой редакции. Если изменилось удостоверяемое содержание, прежние подписи нельзя автоматически считать согласованием изменений. Выпускающий организует повторное оформление по применимому порядку; в реестре сохраняют историю, чтобы получатель отличал прежнюю выдачу от новой.
Перед отправкой откройте именно передаваемую копию, сверьте документ, лист и реестр, проверьте подпись и полномочия подписанта. Наличие файла с названием «ИУЛ» без связи с конкретным документом не подтверждает готовность комплекта.